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Título
Text copied to clipboard!Secretário de Unidade
Descrição
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Estamos à procura de um Secretário de Unidade altamente organizado e proativo para se juntar à nossa equipe. Este profissional será responsável por fornecer suporte administrativo e operacional a uma unidade específica dentro da organização, garantindo o bom funcionamento das atividades diárias e a comunicação eficaz entre os departamentos. O Secretário de Unidade atuará como ponto de contato entre a equipe da unidade, outras áreas da empresa e partes externas, assegurando que todas as informações e processos fluam de maneira eficiente.
As principais responsabilidades incluem o agendamento de reuniões, organização de documentos, controle de correspondências, elaboração de relatórios e apoio na gestão de agendas. Além disso, o Secretário de Unidade deverá manter registros atualizados, auxiliar na preparação de eventos internos e externos, e colaborar com a equipe para garantir o cumprimento de prazos e metas estabelecidas.
O candidato ideal deve possuir excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita, ser detalhista, ter capacidade de lidar com múltiplas tarefas simultaneamente e demonstrar discrição e profissionalismo no trato com informações confidenciais. É essencial ter domínio de ferramentas de escritório, como pacote Microsoft Office, e experiência prévia em funções administrativas será considerada um diferencial.
Este cargo é fundamental para o bom desempenho da unidade e exige um profissional comprometido, com iniciativa e capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe. Se você é uma pessoa organizada, com espírito colaborativo e busca um ambiente dinâmico e desafiador, esta pode ser a oportunidade ideal para sua carreira.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Organizar e manter arquivos e documentos da unidade
- Agendar e coordenar reuniões e compromissos
- Atender chamadas telefônicas e responder e-mails
- Preparar relatórios e apresentações conforme solicitado
- Controlar o fluxo de correspondências internas e externas
- Apoiar na organização de eventos e reuniões
- Gerenciar o estoque de materiais de escritório
- Auxiliar na elaboração de planilhas e documentos administrativos
- Manter atualizadas as agendas da equipe da unidade
- Garantir a confidencialidade das informações tratadas
Requisitos
Text copied to clipboard!- Ensino médio completo, desejável curso técnico ou superior em Administração ou áreas afins
- Experiência prévia em funções administrativas
- Domínio do pacote Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Boa comunicação verbal e escrita
- Organização e atenção aos detalhes
- Capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos
- Proatividade e iniciativa
- Discrição e ética profissional
- Facilidade para trabalhar em equipe
- Conhecimento em sistemas de gestão administrativa será um diferencial
Perguntas potenciais de entrevista
Text copied to clipboard!- Você possui experiência anterior como secretário(a) ou assistente administrativo?
- Quais ferramentas de escritório você domina?
- Como você lida com situações de pressão e prazos curtos?
- Você já organizou eventos ou reuniões corporativas? Como foi a experiência?
- Como garante a confidencialidade das informações com as quais trabalha?
- Está disponível para trabalhar em horário comercial presencialmente?
- Tem experiência com sistemas de gestão administrativa?
- Como você organiza suas tarefas diárias?
- Já trabalhou em equipe multidisciplinar?
- Qual sua expectativa de crescimento na área administrativa?
